Die Aufgaben eines Hochzeitsplaners

…sind vielfältig und darüber könnte ich bestimmt eine Blogartikel-Reihe schreiben. Heute erzähle ich euch, was ein Hochzeitsplaner am Hochzeitstag alles macht. Der Tag der Hochzeit ist der Höhepunkt und gleichzeitig der Abschluss der Planungsphase, die mal mehr oder mal weniger lang dauert.

Der Hochzeitsplaner beim Getting Ready

Der Tag beginnt für das Brautpaar ja bekanntermaßen mit dem Getting Ready: in entspannter Atmosphäre mit den Liebsten beginnen, sich entspannt stylen lassen und dabei einen Sekt trinken. Für die Braut sicherlich eine der entspanntesten Stunden am Hochzeitstag. Als Hochzeitsplanerin kümmere ich mich darum, dass die Stylistin und die Fotografen genau wissen, in welchem Zimmer sich die Braut befindet, dass die gesamte Papeterie dort schön zum Fotografieren ausliegt oder dass die Geschenke für die Brautjungfern an Ort und Stelle liegen. Das Ringkästchen wird mit frischen Blumen bestückt, später bringe ich oft auch den Brautstrauß oder die Blumen für die Frisur der Braut, Trauzeugin etc.

Wir Hochzeitsplaner sorgen zum Beispiel auch dafür, dass der Bräutigam mitsamt seiner Groomsmen zum richtigen Zeitpunkt die Anstecker bekommt und meistens dann auch noch dafür, dass diese an der richtigen Stelle am Sakko platziert werden.

Der Aufbau

Wenn nicht am Tag vorher schon möglich (was immer die beste Option ist) dann findet am Hochzeitsmorgen, meistens schon sehr früh, der Aufbau statt. Vorher wurde mit der Location abgesprochen, wann die Tische fertig eingedeckt sind und wann der Florist vor Ort sein wird, um die Blumen zu liefern und zu dekorieren. Und dann folgt das Fine-Tuning durch den Hochzeitsplaner:

• Das Willkommensschild, den Sitzplan, die Barkarte und alle sonstigen Schilder aufstellen
• Menü- oder Buffetkarten auf den Tischen verteilen
• Laut Sitzplan die Namenskärtchen oder personalisierten Gastgeschenke verteilen
• Gästebuch & Equipment für Fotobox auslegen
• Sonstige Dekorationsarbeiten

Der Aufbau läuft natürlich je nach Aufwand und Location immer etwas anders ab. Fast immer gibt es noch Dinge, die spontan entschieden oder koordiniert werden müssen. Während des Aufbaus ist das Handy immer griffbereit, um Fragen von anliefernden Dienstleistern zu beantworten. Und währenddessen wird auch immer wieder beim Getting Ready nach dem Rechten geschaut, ob dort noch etwas gebraucht wird und natürlich auch, um die Braut zu beruhigen und ihr ein gutes Gefühl zu geben, das alles gut läuft.

Was macht ein Hochzeitsplaner vor und während der Trauung?

Nach dem Aufbau geht es dann ganz schnell los zum Ort der Trauung. Bei der kirchlichen Trauung wird natürlich vorher abgesprochen, wann der Küster vor Ort ist und die Kirche aufschließt, wann die Live-Musiker und der Organist dort sind und wo angeliefert und geparkt wird. Eine kurze Absprache mit dem Floristen, der den abgesprochenen Bankschmuck anbringt, ein Kennenlernen mit dem Pfarrer sowie nochmal Absprache des Einzugs. Schnell werden die Kirchenhefte verteilt, die Hochzeitskerze und das Ringkästchen aufgestellt. Außerdem wird das Willkommensschild vor die Kirche gestellt, die Blumenmädchenkörbe für nach der Trauung bereitgelegt und der Zeitplan nochmal gecheckt. Bei der freien Trauung erfolgt die Absprache mit dem freien Redner. Reserviert-Schilder werden ausgelegt und die Platzierung der Gäste koordiniert. Und dann: steht die Braut, meist etwas zitternd vor Aufregung vor der Tür. Ein letzter prüfender Blick, ob alles richtig sitzt:

• Ist der Brautstrauß da?
• Liegt der Schleier richtig?
• Muss die Schleppe gerichtet werden?
• Steht der Bräutigam an Ort und Stelle?
• Sitzen alle Gäste?
• Hat der Brautvater seinen Anstecker?

Der Blickkontakt mit dem Musiker, das ausgewählte Lied zum Einzug startet und die Tür geht auf: der für mich emotionalste Moment am Hochzeitstag und für mich ein kurzer Augenblick der Andacht, bevor ich mich unauffällig in die letzte Reihe setze, meinen Zeitplan prüfe und dann die Trauung anhöre und mitfühle. Hat ein Gast kein Kirchenheft mehr bekommen? Dann suche ich schnell im Gesangbuch die zu singenden Lieder heraus. Braucht jemand etwas Wasser? Auch darum kümmere ich mich. Nach der Trauung koordiniere ich das Spalier, welches die Gäste bilden, händige den Blumenmädchen ihre Körbchen aus und sammle während der Gratulationen die Kirchenhefte und die Hochzeitskerze ein, um sie mit zur Location zu nehmen.

Was macht ein Hochzeitsplaner am Nachmittag?

Ich bin immer vor den Gästen in der Hochzeitslocation, um dort einen Last-Minute Check zu machen: steht alles für den Nachmittag bereit? Weiß das Servicepersonal Bescheid, was wann passiert? Sind alle Kerzen an, steht der Geschenketisch bereit? Sind alle Gäste in der Location angekommen, halte ich mich wieder im Hintergrund bin aber ständig ansprechbar für Gäste und Brautpaar:

• Kümmere mich um den pünktlichen Anschnitt der Hochzeitstorte
• Koordiniere die Familien- und Gruppenfotos, damit alle zur richtigen Zeit bereitstehen und nicht der Großvater auf dem wichtigen Familienfoto fehlt
• Beantworte Fragen von Gästen
• Gehe mit dem DJ und der Serviceleitung noch einmal alle geplanten Reden und Aktionen der Gäste durch
• Schaue, dass alles für das Dinner bereit ist…

…und oft ist am Nachmittag dann das erste Mal Zeit für eine 5-Minute-Pause für einen Snack und ein Glas Wasser.

Beim Hochzeitsdinner

Kurz bevor die Gäste den Ballsaal betreten, wird alles noch einmal zurecht gerückt. Die Kerzen werden alle angezündet, das Gästebuch bereitgelegt, die Vase für den Brautstrauß hingestellt und die Hochzeitskerze auf den Brauttisch gestellt. Es sind 1.000 Kleinigkeiten, die unsere Brautpaare an ihrem Hochzeitstag nicht im Kopf haben müssen – das macht Glanzmomente.

Betreten die Gäste dann den mit vielen Kerzen beleuchteten Ballsaal, helfe ich bei der Suche nach dem richtigen Sitzplatz, schaue, dass der DJ alles hat, was er braucht und dass das Mikrofon für die erste Rede bereitliegt. Zuvor habe ich eine Liste erstellt, in der alle angemeldeten Reden aufgeführt sind und sowohl die Serviceleitung als auch der DJ wissen Bescheid. Ich weiß bis dahin, wer wo sitzt und bringe das Mikrofon immer zur richtigen Zeit zur richtigen Person.

Während des Dinners ist auch oft das Dienstleister-Essen eingeplant: zusammen mit dem DJ, Fotograf und Videograf und sonstigen anwesenden Dienstleistern sitzen wir nicht allzu abseits und tauschen uns aus.

Der letzte große Programmpunkt ist meist der Hochzeitstanz. Eventuell werden Wunderkerzen verteilt und dann bleibt kurz die Welt stehen, wenn Braut und Bräutigam das erste Mal miteinander tanzen und alle liebsten Menschen um sich versammelt haben. Damit ist meist auch mein Tag zu Ende. Bevor ich gehe, stelle ich den Brautstrauß für den Wurf bereit, gebe oft im Namen des Brautpaares das Trinkgeld für die Servicekräfte weiter und verabschiede mich vom Brautpaar.

Nach der Hochzeit

Oft erfolgt nach der Hochzeit noch der Abbau: ich fahre nochmal zur Location, sammle das beschriebene Gästebuch, persönliche Deko-Gegenstände vom Brautpaar, Luftballons, restliche Blumen etc. ein und bringe es den frisch Vermählten entweder nach Hause oder verwahre es, bis sie aus den Flitterwochen wieder kommen. Das ist dann auch für mich der Abschluss der Hochzeit und des großen Projekts Hochzeitsplanung. Nach einem Abschlussgespräch, wo ich gemeinsam mit dem Brautpaar über die gemeinsame Planungszeit spreche und wir über lustige Geschichten vor und hinter den Kulissen am Hochzeitstag sprechen.

Jeder Hochzeitstag ist anders und an jedem Hochzeitstag entstehen andere Situationen, die ein Hochzeitsplaner meistern muss. Sei es das Wetter, eine Braut mit Kreislaufproblemen, ein Liegengebliebener Oldtimer oder oder oder. Wir Hochzeitsplaner sind immer da, lösen alle Probleme und sind dafür zuständig, dass alles genau nach euren Wünschen abläuft. Für eure Glanzmomente.

Fotos: Stephanie Kunde