Liebes Brautpaar, Ihr habt Euch verlobt, Euch für einen Hochzeitstermin entschieden und wollt nun in die konkrete Planung einsteigen? Dann ist es sinnvoll, gleich jetzt am Anfang einen wichtigen Punkt zu erledigen, den Euch kein Hochzeitsplaner der Welt abnehmen kann: die Gästeliste.

Warum die Gästeliste so wichtig ist

Von der Gästeliste, also der Anzahl der Gäste hängt viel ab, denn sie beeinflusst nicht nur die Wahl der Location (braucht Ihr einen Saal für 150 Menschen oder einen intimeren Raum für 60?), sondern auch die Kosten für das Catering und die Anzahl der benötigten Tische. Letztere ist dann wieder wichtig für die Floristin oder den Floristen, denn sie bestimmt für Blumenschmuck und Dekoration Menge und Kosten. Auch der DJ will für den Umfang seiner technischen Ausrüstung wissen, wie viele Menschen auf der Party tanzen werden, und nicht zuletzt muss die Hochzeits-Papeterie (Einladungen, Kirchenhefte, Menükarten u.ä.) in der entsprechenden Anzahl bestellt werden.

Es ist also wichtig, dass Ihr gleich zu Beginn Eurer Planung festlegt, wie viele Menschen Ihr einladen möchtet. Und weil die Gästeliste nicht nur ein Meilenstein in der Planung ist, sondern auch eine Herausforderung sein kann, habe ich ein paar Tipps für Euch, die Euch dabei helfen sollen, Eure Liste zu schreiben.

Tipp 1: Keine Einladungen aus Pflichtbewusstsein!

Ihr wart vor Jahren mal auf einer Hochzeit eingeladen und habt jetzt das Gefühl, eine Gegeneinladung aussprechen zu müssen, obwohl Ihr nur noch sporadisch oder gar keinen Kontakt mehr habt zu diesem Paar? Denkt darüber nach, ob Menschen auf Eurer Gästeliste stehen sollten, mit denen Ihr eigentlich keine Gemeinsamkeiten (mehr) habt, denn warum sollten sie auf Eurer Hochzeit tanzen, wenn Ihr Euch sonst wenig zu sagen habt?

Das gilt natürlich auch für die Familie, selbst wenn es dort noch schwieriger umzusetzen ist. Wenn Tanten, Onkel und Cousinen der einen Seite eingeladen werden, muss das nicht zwingend bedeuten, dass die Tanten, Onkel und Cousinen der anderen Seite ebenfalls auf der Gästeliste stehen. Auch in der Familie gilt: Mit manchen Menschen versteht man sich, mit anderen eher nicht.

Mein Tipp ist, schreibt nur die Menschen auf Eure Gästeliste, die Euch am Herzen liegen und die sich mit Euch über Eure Hochzeit freuen! Das sollte für die Familie wie für den Freundeskreis gelten.

Tipp 2: Zieht eine sinnvolle Grenze!

Auch das kann eine schwierige Aufgabe sein. Deshalb empfehle ich Euch, für Eure Gästeliste Personen- oder Prioritätsgruppen festzulegen. Dazu gehören: die enge Familie (Eltern, Großeltern, Geschwister, eigene Kinder), der erweiterte Familienkreis (Tanten, Onkel, Cousinen, Cousins, Nichten, Neffen usw.), Personen mit einer besonderen Rolle oder Aufgabe (z.B. die Trauzeugen, Brautjungfern), enge Freunde, Arbeitskollegen, Bekannte, Nachbarn.

Für jede dieser Personengruppe könnt Ihr Kriterien festlegen, die Euch bei der Entscheidung für Eure Gästeliste helfen. Ist es z.B. möglich, nur ein paar ausgewählte Kollegen einzuladen oder könnte das zu schlechter Stimmung im Arbeitsumfeld führen? Kann man die Grenze zwischen Freunden und Bekannten klar definieren und auch vermitteln? Möchte man seinen gesamten Bekanntenkreis/Fußballverein/seine Sportgruppe einladen oder sogar Personen aus dem Bekanntenkreis der Eltern?

Bei manchen Prioritätsgruppen empfiehlt es sich, schnell und deutlich zu kommunizieren, dass man in eher kleinerem Kreis heiratet, das minimiert die Erwartungen.

Wenn Ihr nun mit Eurer Gästeliste schon weitergekommen seid, denkt bitte auch darüber nach, ob mögliche Single-Gäste mit dann eventuell aktuellem Partner/Partnerin eingeladen werden – oder eben nicht. Und ob Ihr die Kinder Eurer Gäste dabei haben wollt. Der Pfarrer bzw. die Pfarrerin oder die Trauredner erwarten in der Regel nicht, eingeladen zu werden, allerdings sollten Dienstleister, die den ganzen Tag über anwesend sind, zum Essen eingeplant werden.

Tipp 3: Die perfekte Gästeliste

Aus der erarbeiteten Namensliste soll jetzt Eure perfekte Gästeliste werden. Ich empfehle Euch dafür eine Excel-Tabelle anzulegen, das ist zwar nicht romantisch, aber praktisch.

Notiert dazu Namen, Mailadressen und Postanschriften der Gäste, die Anzahl und das Alter der ebenfalls eingeladenen Kinder (das ist wichtig für die Kinderbetreuung, für eventuell benötigte Kinderstühlchen und für ein Kinder-Menü bzw. ein entsprechendes Buffet-Angebot). In Eure Gästeliste sollte ebenfalls eingetragen werden, ob es Gäste mit Lebensmittelunverträglichkeiten gibt, wer Vegetarier oder Veganer ist, ob eine Schwangere dabei ist oder ein Gast mit Gehbehinderung bzw. Rollstuhl (letzteres ist wichtig für die Zugänge zu den Locations bzw. die Bestuhlung). Notiert, wer eine Übernachtungsmöglichkeit benötigt, weil eine weite Anreise vorliegt, und an wen Ihr eine entsprechende Hotel-Liste verschickt.

Wenn Eure Hochzeit aus mehreren Feierlichkeiten (also Polterabend, standesamtliche, kirchliche oder freie Trauung) besteht, dann vermerkt, wen Ihr zu welchem Fest einladen wollt. Und da Euch die Gästeliste die gesamte Planungszeit über begleiten wird, könnt Ihr auch noch eine Spalte für die Hochzeitsgeschenke hinzufügen (wer schenkte was?) und natürlich für das Verschicken der Dankeskarten nach Eurem großen Tag.

Schreibt eventuell eine Ersatz-Gästeliste, falls Absagen kommen.

Ein letzter Tipp für die Gästeliste

Eure Gästeliste ist zu lang geworden? Dann denkt über Ausweichmöglichkeiten nach, denn es gibt möglicherweise Menschen, die nur zum Sektempfang nach der Trauung, nicht aber zu Abendessen und Party eingeladen werden können.

Unbestritten liegt nämlich das größte Sparpotenzial einer Hochzeit in der Gästeliste: Je mehr Gäste eingeladen sind, umso höher sind die Kosten für Essen und Getränke, für Papeterie und Gastgeschenke.

Ladet also einfach die Menschen ein, die Euch lieb und wichtig sind, die an Eurem Leben Anteil nehmen und mit denen Ihr Euren schönsten Tag verbringen und feiern möchtet. Und lasst Euch dabei nicht unter Druck setzen – es ist Euer Fest und Euer Tag!

Fotos: Kristina Grommes

Und habt ihr eure Gästeliste festgelegt, folgt die Entscheidung, wann ihr heiraten wollt. Vor- und Nachteile von Sommer- und Winterhochzeiten gibt es in einem weiteren Glanzmoment der Woche.